يسند لها مهام تنظيم وتنسيق جميع ما يخص مناسبات وأنشطة الجائزة والإعلام ومسؤولية الأمن والسلامة , بالإضافة إلى المهام التالية:
- تحديد هوية المناسبة والهدف المرجو منها لبرامج العلاقات العامة.
- تحديد المعلومات والإمكانات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ المناسبة (نوعاً وكماً).
- تطبيق معايير اختيار خط السير الملائم لإقامة المناسبة.
- تطبيق مراسم الاستقبال والتوديع.
- تطبيق سلوكيات وآداب اللباقة وحسن التعامل.
- إعداد القوائم المقترحة بأسماء المدعوين لحضور حفل الافتتاح والتكريم .
- إعداد وتصميم بطاقات الدعوة الرسمية ومتابعة تنفيذها .
- كتابة الأسماء والعناوين على بطاقات الدعوات وإيصالها للمدعوين .
- إعداد وتصميم الهدايا اللازمة لراعي الحفل والمشاركين فيه.
- إعداد الخطابات الرسمية للجهات ذات العلاقة لحجز قاعة الاحتفال المقترحة.
- تجهيز قاعة حفل الافتتاح بعد التنسيق مع اللجان الأخرى بما يلزم من (لوحات الكترونية وتصوير وملصقات تعريفية ، لوحات ترحيب ، لوحات إرشادية ، لوازم مكتبية ، لوازم ضيافة ، مطبوعات رسمية ، هدايا ، ورود وأشجار جمالية) ووضعها في أماكنها في الوقت المناسب.
- تحديد مواقع الجلوس بالصالة بالنسبة لـ (كبار الضيوف والأعضاء المشاركين والمدعوين).
- إعداد التنظيم المناسب في حالة مقابلة الأعضاء المشاركين في الندوة لراعي الحفل.
- الإشراف على تجهيز المنصة الرئيسية للحفل.
- استقبال الضيوف المشاركين والمدعوين عند مدخل القاعة وإيصالهم للأماكن المخصصة لهم حسب التنظيم المقترح.
- الإشراف على وضع الحقائب والملفات الإعلامية في الأماكن المخصصة لها بالقاعة.
- التنسيق مع اللجان والجهات المختصة لاختيار مذيع الحفل وقارئ القرآن الكريم في الجلسة الافتتاحية والختامية للحفل.
النماذج العامة المستخدمة
خطاب الإعلان , نموذج الترشيح , نموذج التقييم ، الشكل العام للشهادة ودرع الجائزة.